Datenschutz­erklärung

1. Allgemeines

1.1 Was sind personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Angaben, die die Identität des Nutzers offenlegen oder offenlegen können. Wir halten uns an den Grundsatz der Datenvermeidung. Es wird soweit wie möglich auf die Erhebung personenbezogener Daten verzichtet.

1.2 Umgang mit personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten dienen ausschließlich der Vertragsbegründung, inhaltlichen Ausgestaltung, Durchführung oder Abwicklung des Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nur, soweit wir hierzu Ihre Einwilligung erhalten haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) bzw. es sich um Daten handelt, deren Verarbeitung für unsere berechtigten Interessen erforderlich ist und soweit die Abwägung ergibt, dass keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten Ihrerseits entgegenstehen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Wir können zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Auftragsverarbeiter verwenden, mit denen wir soweit erforderlich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben.

Die personenbezogenen Daten werden darüber hinaus aber grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt in der EU sowie in den von der EU als sicher bzw. angemessen eingestuften Ländern. Sollte die Verarbeitung personenbezogener Daten in den USA erfolgen, wird darauf geachtet, dass die von uns genutzten Dienste unter dem „EU-U.S. Data Privacy Framework“ zertifiziert sind oder mit den Anbietern Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart wurden.

1.3 Nutzungsdaten

Beim Besuch der Webseite werden allgemeine technische Informationen erhoben. Dies sind die verwendete IP-Adresse, Uhrzeit, Dauer des Besuchs, Browsertyp und ggf. die Herkunftsseite. Diese Nutzungsdaten werden technisch bedingt in einem Logfile registriert und können zum Zwecke der Statistikauswertung dieser Webseite benutzt und gespeichert werden. Eine Verknüpfung dieser Nutzungsdaten mit Ihren weiteren personenbezogenen Daten findet nicht statt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung sowie an der Auswertung und Verbesserung unseres Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

1.4 Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nach der Beendigung des Zwecks, für den die Daten erhoben wurden, nur so lange, wie dies aufgrund der gesetzlichen (insbesondere steuerrechtlichen) Vorschriften erforderlich ist.

Im Einzelnen bestehen u.a. folgende Aufbewahrungsfristen:

• Steuerliche Daten: 10 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte, 8 Jahre für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB)
• Handels- oder Geschäftsbriefe (auch E-Mails und Faxe) und sonstige Unterlagen, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind: 6 Jahre mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist bzw. die sonstige Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5, Abs. 3 und Abs. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 und Abs. 5 HGB).
• Datenschutzrechtliche Einwilligungen zur Datenverarbeitung: Für die Dauer der Möglichkeit der Geltendmachung von Rechten durch den/die Betroffene/n (Nachweis gemäß Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO, maßgeblich sind regelmäßig die Verjährungsfristen der §§ 195, 199 BGB).
• (Elektronische) Korrespondenz, welche keine steuerrechtliche Relevanz besitzt: So lange, wie dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist, es sei denn, die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Nutzungsdaten gem. Ziffer 1.3 dieser Datenschutzerklärung: max. 30 Tage
• Bewerbungsunterlagen: Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens unverzüglich, spätestens jedoch nach 6 Monaten (unter Berücksichtigung der Fristen aus § 15 Abs. 4 AGG und § 61b Abs. 1 ArbGG), sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt oder es zum Abschluss eines Arbeitsvertrages kommt.
• Daten bei KI-Diensten (Prompts): Für die Dauer der Verarbeitung durch den jeweiligen Anbieter; wir selbst speichern Prompts, die personenbezogene Daten enthalten könnten, nicht dauerhaft. Details regeln die Datenschutzerklärungen der unter Ziffer 7.2 genannten Anbieter.

2. Ihre Rechte

2.1 Auskunft

Sie können von uns eine Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, und soweit dies der Fall ist, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO genannten weiteren Informationen.

2.2 Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht auf Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen personenbezogenen Daten und können gemäß Art. 16 DSGVO die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

2.3 Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir sind verpflichtet, diese unverzüglich zu löschen, insbesondere sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Ihre personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
• Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung Ihrer Daten stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• Ihre Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung unserer Rechtsansprüche erforderlich sind.

2.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn:

• Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten und wir daher die Richtigkeit überprüfen,
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung verlangen,
• wir die Daten nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen,
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

2.5 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und die Verarbeitung bei uns mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

2.6 Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Hierdurch wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO beruht, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten sodann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2.7 Allgemeines und Beschwerderecht

Die Ausübung Ihrer vorstehenden Rechte ist für Sie grundsätzlich kostenlos. Sie haben das Recht, sich mit Beschwerden gemäß Art. 77 DSGVO an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, insbesondere an die Aufsichtsbehörde des Mitgliedstaats Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes sowie an die für uns zuständige Aufsichtsbehörde.

2.8 Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO, das heißt Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhen und rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, finden bei uns nicht statt.

3. Datensicherheit

3.1 Datensicherheit

Sämtliche Daten auf unserer Website werden durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung und Verbreitung gesichert.

3.2 Sessions und Cookies

Zur Bereitstellung unseres Internetauftritts setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies sowie serverseitige Sessions ein, in denen Daten gespeichert werden können. Diese Cookies und der Zugriff auf bereits in Ihrer Endeinrichtung gespeicherte Informationen sind unbedingt erforderlich, damit wir Ihnen den von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst zur Verfügung stellen können, weshalb ihr Einsatz nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Ihre Einwilligung zulässig ist. Die mit dem Einsatz dieser Cookies verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen und sicheren Betrieb unserer Website nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

4. Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen senden, werden Ihre Angaben einschließlich Kontaktdaten zur Bearbeitung und für Anschlussfragen gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags zusammenhängt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der wirksamen Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck der Speicherung entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Das Kontaktformular wird auf unserem eigenen Server betrieben. Eine Übermittlung der Formulardaten an Drittanbieter findet nicht statt.

5. Bewerbungen

Bewerbungen können elektronisch, telefonisch oder schriftlich bei uns eingereicht werden. Die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens angegebenen personenbezogenen Daten (z.B. Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Qualifikations- und Arbeitszeugnisse) werden von uns ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist § 26 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person). Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO (z.B. Angaben zur Gesundheit) übermittelt werden, gilt § 26 Abs. 3 BDSG als Rechtsgrundlage.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Bewerbungsunterlagen unverzüglich, spätestens jedoch nach 6 Monaten (unter Berücksichtigung der Fristen aus § 15 Abs. 4 AGG und § 61b Abs. 1 ArbGG), gelöscht, sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt oder es zum Abschluss eines Arbeitsvertrages kommt. Im Falle eines Vertragsschlusses werden die übermittelten Daten zur Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeitet.

Sofern Sie ausdrücklich einwilligen, Ihre Daten über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus in einem Bewerberpool zu speichern (z.B. für künftige Stellenausschreibungen), erfolgt die weitere Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

6. Präsenz auf Social-Media-Plattformen

Wir unterhalten eine Onlinepräsenz innerhalb des sozialen Netzwerks LinkedIn, um mit Nutzern zu kommunizieren und sie über unsere Leistungen zu informieren. Beim Aufruf des Netzwerks gelten die Datenschutzrichtlinien des Betreibers:

LinkedIn Ireland Unlimited Company – https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Diese Social-Media-Plattform kann ggf. personenbezogene Daten außerhalb der EU verarbeiten; wir verweisen insoweit auf die vorstehende Datenschutzerklärung der Social-Media-Plattform. Die Social-Media-Plattform kann ggf. aus Ihrem Nutzungsverhalten und den sich hieraus ergebenden Interessen und Aktionen Ihrerseits Nutzungsprofile erstellen und Cookies auf Ihrem Rechner speichern, in denen Ihr Nutzungsverhalten gespeichert ist. Wenn Sie auf der Social-Media-Plattform einen Account besitzen und eingeloggt sind, kann Ihr Nutzungsverhalten sogar geräteunabhängig gespeichert werden. Ihr Nutzungsprofil kann verwendet werden, um z.B. Werbeanzeigen zu platzieren, die mutmaßlich Ihren Interessen entsprechen.

Für LinkedIn besteht ein Verhältnis gemeinsamer Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO hinsichtlich der Verarbeitung sog. Insights-Daten (Nutzungsstatistiken). Insoweit erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit, welche insbesondere regelt, dass der Plattformbetreiber primär für die Erfüllung der Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO sowie für die Gewährleistung der Betroffenenrechte gemäß Art. 15–22 DSGVO verantwortlich ist. Weitere Informationen zu dieser Vereinbarung finden Sie bei LinkedIn unter https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum.

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten ausschließlich zur Kommunikation mit Ihnen über die Social-Media-Plattform sowie zur Optimierung unserer Onlinepräsenz und achten darauf, dass hier keine Interessen Ihrerseits betroffen sind, welche dieses berechtigte Interesse unsererseits überwiegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Soweit Sie bereits dem Betreiber der Social-Media-Plattform eine wirksame Einwilligung zur entsprechenden Datenverarbeitung gegeben haben, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auch auf Basis dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

7. Dienste von Drittanbietern

7.1 Hosting

Unsere Internetpräsenz wird unter Verwendung der Dienste des folgenden Hosting-Anbieters betrieben:

IONOS
Anbieter ist die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur (nachfolgend IONOS). Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst IONOS verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adressen. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von IONOS: https://www.ionos.de/terms-gtc/terms-privacy.

Die Verwendung von IONOS erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Auftragsverarbeitung
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

7.2 Einsatz von KI-gestützten Werkzeugen

Zur Unterstützung bei Recherche, Dokumenten- und Projektanalyse, Projektmanagement und Projektcontrolling, kaufmännischen und vertraglichen Analysen sowie bei der Erstellung, Übersetzung und Optimierung von Inhalten (z.B. Texte, Konzepte, Leistungsbeschreibungen) setzen wir KI-gestützte Werkzeuge ein. Die Verarbeitung erfolgt dabei auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und zeitgemäßen Arbeitsweise gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Fachliche, kaufmännische und unternehmerische Entscheidungen sowie die Freigabe von Arbeitsergebnissen verbleiben stets bei den verantwortlichen Mitarbeitern. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Unser Grundsatz ist es hierbei, die Verarbeitung personenbezogener Daten zu vermeiden oder auf ein Minimum zu reduzieren. Die von uns eingegebenen Informationen (sog. „Prompts“) werden daher so gestaltet, dass sie nach Möglichkeit keine Angaben enthalten, die einen Rückschluss auf eine identifizierbare Person zulassen. Soweit die Eingabe personenbezogener Daten (etwa Kontaktdaten von Ansprechpartnern in Projektunterlagen) im Einzelfall zur Bearbeitung eines Projekts oder einer Anfrage erforderlich ist, erfolgt sie ausschließlich über Unternehmenslizenzen, für die mit dem jeweiligen Anbieter ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO besteht, und auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Nach den Vertragsbedingungen dieser Unternehmenslizenzen werden unsere Eingaben vom Anbieter nicht zum Training seiner KI-Modelle verwendet.

Wir weisen darauf hin, dass die von uns genutzten Dienste Daten auch in den USA verarbeiten können. Wir stellen sicher, dass die Anbieter unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind oder andere geeignete Garantien vorliegen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Im Einzelnen setzen wir derzeit folgenden Dienst ein:

ChatGPT Business (OpenAI)

Anbieter: OpenAI Ireland Ltd, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland (Verantwortlicher für den EWR); OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA.
Datenschutzerklärung: https://openai.com/policies/eu-privacy-policy
Mit OpenAI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) gemäß Art. 28 DSGVO. Der Datentransfer erfolgt, soweit keine DPF-Zertifizierung vorliegt, auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

8. Kontaktaufnahme

Zur Kontaktaufnahme bezüglich des Datenschutzes können Sie sich an den Verantwortlichen wenden:

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
MBT-Solution GmbH
Eugen-Langen-Straße 18
50189 Elsdorf
E-Mail: info@mbt-solution.com
Telefon: +49 152 53247189

Stand dieser Datenschutzerklärung: Oktober 2026